5 CONSEJOS PARA UNA REUNIÓN DE TRABAJO EFECTIVA
1. Tener objetivos y temas claros
Uno de los pasos más importantes antes de hacer una reunión, es saber dónde quieres llegar con ella. Definir los objetivos a alcanzar y la situación en la que se encuentra la empresa o el equipo encargado. Con esto claro, los asistentes podrán aportar sus ideas con facilidad. Metas claras harán que todo sea más productivo y ordenado.
2.Agenda la reunión con un motivo y tema concreto:
Después de tener el objetivo de la reunión claro, se debe tener un motivo y asunto concreto, será fundamental en el momento de informar a los asistentes de esta. Con esta información, cada participante preparará sus apuntes y su agenda personal.
3. La puntualidad es importante, cumple los horarios:
Respetar los horarios es importante en todo momento. Empezar y terminar una reunión a las horas propuestas hará que todos puedan aprovechar al máximo el tiempo, sin necesidad de hacer cambios en los calendarios, ya que podrían cruzarse con otras tareas importantes durante el día. Lo recomendable es realizar las reuniones en las primeras horas de la mañana, con el fin de no interrumpir otras tareas.
4. Resaltar los puntos importantes a tratar:
Al comenzar la reunión, se deberán mencionar los puntos importantes que se desarrollarán durante la sesión, con esto no se presentarán desviaciones y será mucho más productiva. Proponer un modelo de trabajo a seguir para cada punto hará también que cada participante esté en sintonía.
5. Documenta, obtén conclusiones y comparte los datos:
Por último, es fundamental que durante la reunión siempre se tomen apuntes o puntos que fueron importantes. Es necesario que se incluya la mayoría de ideas compartidas por cada participante, es una buena forma de hacer que los trabajadores se sientan valorados. Posterior a esto, elabora un resumen y envíalo de forma individual a cada uno de los participantes.
Para finalizar con éxito la reunión, se deberán tener conclusiones, con objetivos principales, puntos acordados, pasos y acciones que se deberán tomar para llegar a la meta. También son importantes todos los datos relacionados a lo que queda pendiente por hacer, ya sea plazos, acciones o responsables de tareas futuras.
¡Implementa en tu equipo de trabajo cada uno de estos consejos, y consigue la productividad y éxito de todas las reuniones!
Camila Bohorquez
Equipo Ingeus España